Conformité à la comptabilité FLSA : ce que les entreprises doivent savoir

Conformité au chronométrage FLSA
Conformité au chronométrage FLSA

Conformité à la comptabilité FLSA : ce que les entreprises doivent savoir

Aux États-Unis, les propriétaires d’entreprise doivent se conformer au Fair Labor Standards Act (FLSA). Cette loi fédérale du travail fixe le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et les dispositions relatives à la tenue du temps et des registres.

En tant qu'entreprise américaine, vous devez comprendre les règles de la FLSA, leur impact sur votre entreprise et les processus que vous devez mettre en œuvre concernant les réglementations énoncées par la loi.

Dans cet article, nous allons le simplifier pour vous. Lisez la suite pour savoir en quoi consiste la FLSA, les avantages du chronométrage FLSA et qui est et n'est pas exempté de la FLSA.

Qu'est-ce que la Fair Labor Standards Act (FLSA) ?⚖️

au fil du temps

Source: Temps

FLSA est une loi fédérale établie par le Département américain du Travail (DOL) pour les employés à temps partiel et à temps plein des entreprises privées et des gouvernements locaux, étatiques et fédéraux. Il établit des normes pour les éléments suivants :

  • Lois fédérales sur le salaire minimum: La FLSA fixe un salaire minimum auquel tous les employés ont droit. Le taux est $7,25 par heure à partir de juillet 2009. Il est essentiel de comprendre que de nombreux États ont leurs propres lois sur le salaire minimum et la protection des employés, qui doivent être respectées parallèlement aux réglementations FLSA.
  • Exigences en matière de rémunération des heures supplémentaires ⏰: Les employés qui effectuent des heures supplémentaires ont droit à une rémunération égale à une fois et demie leur taux de rémunération habituel pour toute heure travaillée au-delà de 40 heures dans une semaine de travail. La FLSA signifie que les employeurs doivent garder une trace des heures travaillées par les employés non exonérés pour garantir qu'une rémunération appropriée soit versée en fonction du nombre d'heures au-delà de 40 heures qu'ils ont travaillées.
  • Heures supplémentaires non autorisées: Même les heures supplémentaires qui n'ont pas été autorisées doivent être payées, mais les employeurs peuvent prendre des mesures disciplinaires à l'encontre des employés qui effectuent des heures supplémentaires non autorisées.
  • Exigences en matière de tenue de dossiers pour les entreprises: La FLSA indique que les entreprises peuvent utiliser n'importe quelle méthode de chronométrage qu'elles préfèrent à condition que les enregistrements soient complets et exacts. Les dossiers doivent inclure des informations de base sur les employés, les heures travaillées par jour et par semaine de travail, les taux de rémunération réguliers, les heures supplémentaires et les gains totaux par période.
  • Chronométrage ⌚: Les employeurs sont censés mettre en œuvre des méthodes de comptabilisation du temps fiables, comme des pointeuses ou un logiciel de chronométrage électronique, pour garantir que toutes les heures travaillées sont enregistrées avec précision. Ces registres doivent être conservés pendant au moins deux ans.

Certains employés sont exemptés des réglementations FLSA, ce qui signifie qu'ils n'ont pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. Il est impératif que chaque employé soit correctement classé afin de respecter les règles de la FLSA.

Avantages de la conformité FLSA

La conformité FLSA peut garantir que vous ne serez pas condamné à une amende ou soumis à de longues poursuites, mais le respect de ces réglementations présente également d'autres avantages. Ceux-ci incluent les éléments suivants.

  • Calculs précis des heures supplémentaires 🧮 et enregistrements pour que vous sachiez exactement qui travaille plus d'heures et pourquoi. Cela peut vous aider à décider quand davantage de personnel est nécessaire pour garantir à chacun un bon équilibre entre travail et vie privée.
  • La productivité peut être surveillée, vous garantissant ainsi de savoir quels employés sont les plus productifs et lesquels le sont les moins. Cela peut vous aider à mettre en œuvre initiatives de productivité pour garantir que tous les employés travaillent de manière optimale.
  • Vous pouvez évaluer le besoin d'automatisation 🤖 dans les domaines où cela serait bénéfique en fonction de la productivité, des heures supplémentaires et d'autres enregistrements de chronométrage.
  • Vous serez en mesure d'analyser la durée nécessaire par projet en fonction d'instances passées de projets similaires.
  • Vous identifierez le travail ou le client qui prend le plus de temps, ce qui peut vous aider à planifier l'avenir ou même à mettre en place des processus pour réduire le temps consacré à ce client ou à ce projet.

Qui est couvert par la réglementation FLSA ?

Les réglementations FLSA couvrent les employés suivants.

  • Employés du commerce interétatique
  • Production de biens pour les travailleurs du commerce
  • Employés des services domestiques
  • Personnel hospitalier 🏥
  • Employés des écoles pour enfants handicapés ou surdoués
  • Employés des établissements d'enseignement 🏫
  • Travailleurs des agences publiques

Les réglementations FLSA couvrent les employeurs suivants.

  • Ceux qui ont $500 000 (ou plus) brut annuel
  • Ceux qui gèrent des écoles pour enfants surdoués
  • Ceux qui gèrent des écoles primaires et secondaires et des instituts d'enseignement supérieur
  • Ceux qui s'occupent principalement des personnes âgées, malades ou déficientes mentales

Qui est exempté des réglementations FLSA ?

La FLSA ne s’applique pas à tous les travailleurs et à tous les lieux de travail. Les travailleurs suivants sont exemptés des réglementations FLSA. 

  • Employés professionnels, administratifs et cadres qui gagnent au moins $684 par semaine
  • Les informaticiens payés au moins $27,63 par heure ou $684 par semaine
  • Les vendeurs externes qui sont généralement absents du lieu d'affaires et sont généralement payés via des commissions
  • Apprentis
  • Ouvriers des petites fermes 🧑‍🌾
  • Baby-sitters occasionnels, soignants de personnes âgées, compagnons personnels
  • Livreurs de journaux 🗞️
  • Matelots ou femmes de mer sur les navires étrangers ⚓
  • Employés d'entreprises de loisirs ou d'amusement saisonnier
  • Employés des journaux locaux dont le tirage est inférieur à 4 000 exemplaires

Règles de tenue de dossiers FLSA

Pour se conformer à la FLSA, les employeurs doivent annonceravant le Règles de la FLSA sur la tenue des dossiers. Ces règles couvrent ce qui doit être enregistré par les employés et sont les suivantes.

FLSA

Enregistrements supplémentaires requis pour la conformité FLSA

employé

Stockage des dossiers 📦

Les dossiers doivent être accessibles pour inspection par les représentants de la Division. Ils peuvent demander à l'entreprise d'effectuer des calculs, des extensions ou des transcriptions. Les dossiers peuvent être conservés dans un bureau central des archives ou sur le lieu de travail.

Les dossiers qui doivent être conservés pendant au moins 2 ans comprennent les éléments suivants.

Cartes de temps

En plus de cela, les employeurs sont censés conserver les registres suivants pendant au moins trois ans.

Paie

Méthodes de chronométrage ⏳

La FLSA, bien que faisant de la comptabilisation du temps une règle, ne prescrit pas la méthode de comptabilisation du temps qu'un employeur doit utiliser. Cela signifie que vous pouvez utiliser la méthode de votre choix. Voici quelques options parmi lesquelles choisir en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise. 

  • Horloge manuelle ou automatisée
  • Chronométreur qui enregistre les heures de tous les employés
  • Logiciel de chronométrage
  • Saisir manuellement les feuilles de temps
  • Application mobile
  • Systèmes de suivi GPS
  • Auto-déclaration

Si vous envisagez d'utiliser un logiciel de chronométrage, pourquoi ne pas consulter Tommy pour le chronométrage ? Il s'agit d'une méthode fiable et efficace pour suivre les journées de travail de vos employés et donner un aperçu de la productivité et des parts d'heures supplémentaires. Apprenez-en davantage.

FLSA hors de couverture

FLSA ne couvre pas les éléments suivants :

  • Congé maladie 🤒
  • Congés annuels et jours fériés 🏖️
  • Heures de repas (dans certains États) 🍽️

Facteurs non requis par la FLSA :

  • Augmentation de salaire
  • Salaire plus élevé pour des heures moins souhaitables (par exemple, les week-ends)
  • Raison ou notification du licenciement d'un employé
  • Rémunération immédiate après le licenciement d'un salarié
  • Limite de travail par jour ou par semaine, incluant les heures supplémentaires

Note: Certains États ont des lois différentes sur la protection des employés que vous devez également respecter. Bien que la FLSA n'exige pas ce qui précède pour être conforme, l'État dans lequel vous opérez peut l'exiger. Cela signifie que vous devrez consulter les lois de l'État ainsi que les règles FLSA.

Infractions 🚫

WHD

La FLSA peut être difficile à comprendre. En tant que telles, les violations peuvent être faciles à commettre, c'est pourquoi nous avons résumé quelques-unes des plus courantes pour vous aider à mieux comprendre la conformité FLSA. Jetez un œil ci-dessous pour en savoir plus.

1. Classification erronée des employés

Les employés peuvent par erreur classifier à tort un employé comme étant exempté des réglementations FLSA. Cependant, certains employeurs classent délibérément leurs employés à tort pour éviter de payer des heures supplémentaires. Ils le font en changeant le titre du poste de l'employé.

Les employés sont classés non pas en fonction de leur titre de poste, mais plutôt en fonction de leurs fonctions et de leur salaire. Si les fonctions et le salaire de l'employé relèvent des limites d'un employé non exonéré, ils doivent alors être payés en heures supplémentaires.

2. Croyance erronée sur les employés salariés et horaires

On croit souvent à tort que les employés ayant un salaire fixe sont exemptés des réglementations FLSA. Toutefois, comme indiqué ci-dessus, les exonérations concernent les salaires et les fonctions, et non la manière dont l'employé est rémunéré.

3. Les heures supplémentaires non autorisées ne sont pas payées

Même s’il est peu probable que les employeurs veuillent payer des heures supplémentaires non autorisées, elles doivent quand même être payées. Les employeurs ont le droit de sanctionner les employés qui effectuent des heures supplémentaires non autorisées, mais ils doivent quand même être payés pour cela.

4. Renonciation aux droits aux heures supplémentaires

Même si l'employé signe une renonciation indiquant qu'il ne sera pas payé pour les heures supplémentaires, celle-ci est considérée comme invalide. Un accord qui précise que seules quarante heures par semaine sont considérées comme du temps de travail est également invalide.

5. Calcul de la moyenne des semaines de travail

Une entreprise ne peut pas travailler en moyenne sur deux semaines ou plus pour éviter de payer des heures supplémentaires. Par exemple, si le personnel travaille 45 heures la première semaine et 35 heures la semaine suivante, l'employeur peut faire la moyenne de ces semaines pour satisfaire à l'exigence de 40 heures.

Il s'agit d'une violation de la réglementation FLSA, et l'employé doit toujours percevoir 5 heures supplémentaires pour la première semaine, quelles que soient les heures réduites de la deuxième semaine.

6. Aucun paiement pour le « travail en dehors des heures d'horloge »

Le « travail en dehors des heures normales » fait référence à tout type de travail effectué avant ou après les heures prévues ou pendant des pauses non rémunérées. Cela peut inclure n'importe quoi, depuis la vérification des e-mails professionnels jusqu'à l'obligation de suivre une formation en dehors des heures prévues.

Les employeurs sont toujours tenus de payer les employés pour ce type de travail afin de se conformer aux règles de la FLSA.

7. Service de garde

Les employeurs demandent parfois à leurs employés d'être « de garde » lorsqu'ils ne sont pas censés travailler, ce qui signifie qu'ils doivent être prêts à se rendre au travail à tout moment. Souvent, les employeurs ne paient pas le personnel pour cette période.

Généralement, si un employé doit rester de garde sur ou à proximité de ses locaux de travail et qu'il ne peut pas utiliser ce temps pour ses propres besoins, le temps est compté comme des heures travaillées et doit être rémunéré.

8. Formation et réunion non rémunérées

Lorsque les employés sont obligés d'assister à une formation ou à des réunions et que cela est directement lié à leur travail et bénéficiera à l'employeur, les employés devraient être payés pour ces heures.

9. Heures de repas ou pauses non payées

Lorsque l'employé a encore des obligations professionnelles pendant les pauses, comme répondre à des e-mails ou des SMS professionnels, l'entreprise doit les payer. Les employés horaires devraient également être rémunérés pour les pauses de moins de 20 minutes.

Si les heures de repas étaient automatiquement déduites aux salariés et que ceux-ci devaient travailler pendant les pauses, l'entreprise devrait leur recréditer ce temps.

10. Chèques de paie finaux impayés

Les employés ayant travaillé pendant leur dernière période de paie devraient recevoir leur dernier salaire. Même si l'employé a été licencié ou a démissionné, l'employeur est toujours tenu de lui verser son dernier salaire.

Dernières pensées

La FLSA régit une série d’aspects liés au chronométrage et à la rémunération des heures supplémentaires pour les propriétaires d’entreprises américaines. Cela fonctionne en conjonction avec les lois des États, et le respect est indispensable si vous souhaitez éviter les poursuites et les amendes.

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