Cumplimiento del cronometraje FLSA: lo que las empresas deben saber

Cumplimiento del cronometraje FLSA
Cumplimiento del cronometraje FLSA

Cumplimiento del cronometraje FLSA: lo que las empresas deben saber

Los dueños de negocios en los Estados Unidos deben cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Esta ley laboral federal establece el salario mínimo, el pago de horas extras y las disposiciones relacionadas con el cronometraje y el mantenimiento de registros.

Como empresa estadounidense, debe comprender las reglas de la FLSA, cómo afecta su negocio y qué procesos debe implementar con respecto a las regulaciones establecidas por la ley.

En este artículo, te lo vamos a simplificar. Siga leyendo para saber de qué se trata la FLSA, los beneficios del cronometraje de la FLSA y quién está y quién no está exento de la FLSA.

¿Qué es la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)?⚖️

con el tiempo

Fuente: Tiempo

FLSA es una ley federal establecida por el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) para empleados a tiempo parcial y completo en empresas privadas y gobiernos locales, estatales y federales. Establece estándares para lo siguiente:

  • Leyes federales de salario mínimo: La FLSA establece un salario mínimo al que todos los empleados tienen derecho. La tasa es $7,25 por hora a julio de 2009. Es esencial comprender que muchos estados tienen sus propias leyes de salario mínimo y protecciones para los empleados, que deben cumplirse junto con las regulaciones de la FLSA.
  • Requisitos de pago de horas extras ⏰: Los empleados que trabajan horas extras tienen derecho a recibir un pago de una vez y media su salario regular por cualquier hora trabajada que supere las 40 horas en una semana laboral. La FLSA significa que los empleadores deben realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados no exentos para garantizar que se brinde una compensación adecuada en función del número de horas superiores a las 40 horas que han trabajado.
  • Horas extras no autorizadas: Incluso las horas extras que no hayan sido autorizadas deben pagarse, pero los empleadores pueden tomar medidas disciplinarias contra los empleados por horas extras no autorizadas.
  • Requisitos de mantenimiento de registros para empresas: La FLSA indica que las empresas pueden utilizar cualquier método de cronometraje que prefieran siempre que los registros sean completos y precisos. Los registros deben incluir información básica del empleado, horas trabajadas por día y semana laboral, tarifas de pago regulares, horas extras y ganancias totales por período.
  • Cronometraje ⌚: Se espera que los empleadores implementen métodos confiables de cronometraje, como relojes o software de cronometraje electrónico, para garantizar que todas las horas trabajadas se registren con precisión. Estos registros deben conservarse durante un mínimo de dos años.

Algunos empleados están exentos de las regulaciones de la FLSA, lo que significa que no tienen derecho a recibir pago por horas extras. Es imperativo que cada empleado esté debidamente clasificado para que cumpla con las reglas de la FLSA.

Beneficios del cumplimiento de la FLSA

El cumplimiento de la FLSA puede garantizar que no le impongan multas ni esté sujeto a demandas prolongadas, pero también existen otros beneficios al seguir estas regulaciones. Estos incluyen lo siguiente.

  • Cálculos y registros precisos de horas extras para que sepas exactamente quién trabaja más horas y por qué. Esto puede ayudarle a decidir cuándo se necesita más personal para garantizar que todos consigan un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
  • Se puede controlar la productividad, lo que garantiza saber qué empleados son los más productivos y cuáles los menos. Esto puede ayudarle a implementar iniciativas de productividad para garantizar que todos los empleados estén trabajando de manera óptima.
  • Puede evaluar la necesidad de automatización 🤖 en áreas donde sería beneficiosa en función de la productividad, las horas extras y otros registros de cronometraje.
  • Podrás analizar el tiempo necesario por proyecto en función de casos anteriores de proyectos similares.
  • Descubrirá cuál es el trabajo o el cliente que consume más tiempo, lo que puede ayudarle a planificar el futuro o incluso implementar procesos para reducir el tiempo dedicado a dicho cliente o proyecto.

¿Quién está cubierto por las regulaciones de la FLSA?

Las regulaciones de la FLSA cubren a los siguientes empleados.

  • Empleados de comercio interestatal
  • Producción de bienes para trabajadores del comercio.
  • Empleados del servicio domestico
  • Trabajadores hospitalarios 🏥
  • Empleados de escuelas para niños discapacitados o superdotados
  • Empleados de instituciones educativas 🏫
  • Trabajadores de agencias públicas

Las regulaciones de la FLSA cubren los siguientes empleadores.

  • Aquellos que tengan $500,000 (o más) brutos anuales
  • Quienes dirigen escuelas para niños superdotados
  • Quienes operan escuelas primarias y secundarias e institutos con educación superior.
  • Aquellos que cuidan principalmente de personas mayores, enfermas o con problemas mentales.

¿Quién está exento de las regulaciones de la FLSA?

La FLSA no es aplicable a todos los trabajadores y lugares de trabajo. Los siguientes trabajadores están exentos de las regulaciones de la FLSA. 

  • Empleados profesionales, administrativos y ejecutivos que ganen al menos $684 por semana
  • Trabajadores informáticos que reciban un salario no inferior a $27,63 por hora o $684 por semana
  • Vendedores externos que generalmente están fuera del lugar de trabajo y generalmente reciben pagos a través de comisiones.
  • aprendices
  • Trabajadores de pequeñas granjas 🧑‍🌾
  • Niñeras ocasionales, cuidadores de personas mayores, acompañantes personales
  • Trabajadores repartidores de periódicos 🗞️
  • Marineros o mujeres de mar en barcos extranjeros ⚓
  • Empleados de negocios recreativos o de diversión estacional.
  • Empleados de periódicos locales con una tirada inferior a 4000

Reglas de mantenimiento de registros de la FLSA

Para cumplir con la FLSA, los empleadores deben anunciarantes de la Reglas de la FLSA sobre mantenimiento de registros. Estas reglas cubren lo que deben registrar los empleados y son las siguientes.

FLSA

Registros adicionales necesarios para el cumplimiento de la FLSA

empleado

Almacenamiento de registros 📦

Los registros deben ser accesibles para su inspección por parte de los representantes de la División. Podrán solicitar a la empresa que realice cómputos, ampliaciones o transcripciones. Los registros se pueden conservar en una oficina central de registros o en el lugar de empleo.

Los registros que deben conservarse durante al menos 2 años incluyen los siguientes.

tarjetas de tiempo

Además de esto, se espera que los empleadores mantengan los siguientes registros durante un mínimo de tres años.

Nómina de sueldos

Métodos de cronometraje ⏳

La FLSA, si bien establece el cronometraje como regla, no prescribe qué método de cronometraje debe utilizar un empleador. Esto significa que puede utilizar cualquier método que prefiera. Las siguientes son algunas opciones para elegir dependiendo de lo que mejor se adapte a su negocio. 

  • Reloj de tiempo manual o automatizado
  • Cronometrador que registra las horas de todos los empleados.
  • Software de cronometraje
  • Ingresar hojas de horas manualmente
  • Aplicaciones móviles
  • Sistemas de seguimiento GPS
  • Autoinforme

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FLSA está fuera de cobertura

FLSA no cubre lo siguiente:

  • Baja por enfermedad 🤒
  • Licencias de vacaciones y feriados 🏖️
  • Horarios de las comidas (en algunos estados) 🍽️

Factores no requeridos por la FLSA:

  • Aumento de sueldo
  • Mayor salario por horas menos deseables (por ejemplo, fines de semana)
  • Motivo o notificación para despedir a un empleado
  • Pago inmediato después del despido de un empleado
  • Límite de trabajo por día o semana, incluidas las horas extras

Nota: Algunos estados tienen diferentes leyes de protección de empleados que usted también debe cumplir. Si bien la FLSA no exige lo anterior para su cumplimiento, el estado en el que opera puede exigirlo. Esto significa que deberá consultar las leyes estatales y las reglas de la FLSA.

Violaciones 🚫

WHD

La FLSA puede resultar difícil de entender. Como tal, las infracciones pueden ser fáciles de cometer, por lo que hemos resumido algunas de las más comunes para ayudarlo a comprender mejor el cumplimiento de la FLSA. Eche un vistazo a continuación para obtener más información.

1. Clasificación errónea de empleados

Los empleados pueden clasificar erróneamente a un empleado como exento de las regulaciones de la FLSA por error. Sin embargo, algunos empleadores también clasifican erróneamente a los empleados a propósito para evitar pagar horas extras. Lo hacen cambiando el puesto de trabajo del empleado.

Los empleados no se clasifican por su puesto de trabajo sino por sus deberes y salario. Si las funciones y el salario del empleado están dentro de los límites de un empleado no exento, entonces se le deben pagar horas extras.

2. Creencia errónea sobre los empleados asalariados y por horas

A menudo se cree erróneamente que los empleados con un salario fijo están exentos de las regulaciones de la FLSA. Sin embargo, como se indicó anteriormente, las exenciones se relacionan con salarios y deberes, no con la forma en que se paga al empleado.

3. No se pagan las horas extras no autorizadas

Si bien es poco probable que los empleadores quieran pagar horas extras no autorizadas, aun así hay que pagarlas. Los empleadores tienen derecho a disciplinar a los empleados por trabajar horas extras no autorizadas, pero aún así se les debe pagar por ello.

4. Renuncia a los derechos de horas extras

Incluso si el empleado firma una renuncia que indica que no se le pagarán las horas extras, se considera inválida. Tampoco es válido un acuerdo que especifique que sólo cuarenta horas semanales se consideran tiempo de trabajo.

5. Promedio de semanas laborales

Una empresa no puede promediar dos o más semanas laborales para evitar pagar horas extras. Por ejemplo, si el personal trabaja 45 horas en la primera semana y 35 horas en la siguiente, el empleador podría promediar esas semanas para satisfacer el requisito de 40 horas.

Esto es una violación de las regulaciones de la FLSA, y al empleado aún se le deben pagar 5 horas extra durante la primera semana, independientemente de la reducción de horas en la segunda semana.

6. No hay pago por "trabajo fuera del horario laboral"

“Trabajo fuera de horario” se refiere a cualquier tipo de trabajo que se realice antes o después del horario programado o en descansos no remunerados. Puede incluir cualquier cosa, desde revisar los correos electrónicos del trabajo hasta exigirle que complete una capacitación fuera del horario programado.

Los empleadores todavía deben pagar a los empleados por este tipo de trabajo para cumplir con las reglas de la FLSA.

7. Servicio de guardia

Los empleadores a veces piden a sus empleados que estén “de guardia” cuando se supone que no deben trabajar, lo que significa que deben estar listos para ir a trabajar en cualquier momento. A menudo, los empleadores no pagan al personal por este tiempo.

Generalmente, si un empleado tiene que permanecer de guardia en o cerca de sus instalaciones de trabajo y no puede utilizar el tiempo para sus propias necesidades, el tiempo se cuenta como horas trabajadas y debe pagarse.

8. Capacitación y reuniones no remuneradas

Cuando los empleados están obligados a asistir a capacitaciones o reuniones, y está directamente relacionado con su trabajo y beneficiará al empleador, se les debe pagar a los empleados por esas horas.

9. Horarios de comidas o descansos no remunerados

Cuando el empleado todavía tiene obligaciones laborales durante el tiempo de descanso, como responder correos electrónicos o mensajes de texto del trabajo, la empresa debe pagarles. A los empleados por horas también se les debe pagar por los descansos de menos de 20 minutos.

Si las horas de comida se dedujeran automáticamente de los empleados y tuvieran que trabajar durante los descansos, la empresa debería acreditarles el tiempo.

10. Cheques de pago finales impagos

El personal que trabajó durante su último período de pago debe recibir su último cheque de pago. Incluso si el empleado fue despedido o renunció, el empleador aún debe pagarle su salario final.

Pensamientos finales

La FLSA rige una variedad de aspectos del cronometraje y el pago de horas extras para los propietarios de empresas estadounidenses. Funciona en conjunto con las leyes estatales y su cumplimiento es imprescindible si desea evitar demandas y multas.

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