Conformidade com cronometragem FLSA: o que as empresas precisam saber

Conformidade com cronometragem FLSA
Conformidade com cronometragem FLSA

Conformidade com cronometragem FLSA: o que as empresas precisam saber

Os proprietários de empresas nos Estados Unidos devem cumprir o Fair Labor Standards Act (FLSA). Esta lei trabalhista federal estabelece o salário mínimo, pagamento de horas extras e disposições relacionadas à cronometragem e manutenção de registros.

Como empresa dos EUA, você deve compreender as regras da FLSA, como ela afeta seus negócios e quais processos você precisa implementar em relação aos regulamentos estabelecidos pela lei.

Neste artigo, vamos simplificar isso para você. Continue lendo para saber do que se trata o FLSA, os benefícios da cronometragem FLSA e quem está ou não isento do FLSA.

O que é o Fair Labor Standards Act (FLSA)?⚖️

ao longo do tempo

Fonte: Tempo

FLSA é uma lei federal estabelecida pelo Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) para funcionários de meio período e período integral em empresas privadas e governos locais, estaduais e federais. Ele estabelece padrões para o seguinte:

  • Leis federais de salário mínimo: A FLSA estabelece um salário mínimo a que todos os funcionários têm direito. A taxa é $7,25 por hora em julho de 2009. É essencial compreender que muitos estados têm as suas próprias leis de salário mínimo e proteções aos trabalhadores, que devem ser cumpridas juntamente com os regulamentos da FLSA.
  • Requisitos de pagamento de horas extras ⏰: Os funcionários que fazem horas extras têm direito a pagar uma vez e meia o salário normal por quaisquer horas trabalhadas acima de 40 horas em uma semana de trabalho. A FLSA significa que os empregadores devem acompanhar as horas trabalhadas pelos empregados não isentos para garantir que a compensação adequada seja dada com base no número de horas superiores a 40 horas trabalhadas.
  • Horas extras não autorizadas: Mesmo as horas extras que não tenham sido autorizadas devem ser pagas, mas os empregadores podem tomar medidas disciplinares contra os empregados por horas extras não autorizadas.
  • Requisitos de manutenção de registros para empresas: A FLSA indica que as empresas podem usar qualquer método de cronometragem de sua preferência, desde que os registros sejam completos e precisos. Os registros devem incluir informações básicas do funcionário, horas trabalhadas por dia e semana de trabalho, taxas de pagamento regulares, horas extras e ganhos totais por período.
  • Cronometragem ⌚: Espera-se que os empregadores implementem métodos confiáveis de cronometragem, como relógios de ponto ou software eletrônico de cronometragem, para garantir que todas as horas trabalhadas sejam registradas com precisão. Esses registros devem ser mantidos por no mínimo dois anos.

Alguns funcionários estão isentos dos regulamentos da FLSA, o que significa que não têm direito ao pagamento de horas extras. É fundamental que cada funcionário seja devidamente classificado para que você cumpra as regras da FLSA.

Benefícios da conformidade FLSA

A conformidade com a FLSA pode garantir que você não seja multado ou sujeito a processos judiciais demorados, mas também há outros benefícios em seguir esses regulamentos. Isso inclui o seguinte.

  • Cálculos e registros precisos de horas extras 🧮 para que você saiba exatamente quem está trabalhando mais horas e por quê. Isso pode ajudá-lo a decidir quando mais funcionários são necessários para garantir que todos tenham um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
  • A produtividade pode ser monitorada, garantindo que você saiba quais funcionários são mais produtivos e quais são menos produtivos. Isso pode ajudá-lo a implementar iniciativas de produtividade para garantir que todos os funcionários estejam trabalhando de maneira otimizada.
  • Você pode avaliar a necessidade de automação 🤖 em áreas onde seria benéfica com base na produtividade, horas extras e outros registros de cronometragem.
  • Você poderá analisar o tempo necessário por projeto com base em instâncias anteriores de projetos semelhantes.
  • Você descobrirá o trabalho ou cliente mais demorado, o que pode ajudá-lo a planejar o futuro ou até mesmo implementar processos para reduzir o tempo gasto nesse cliente ou projeto.

Quem está coberto pelos regulamentos da FLSA?

Os regulamentos da FLSA cobrem os seguintes funcionários.

  • Funcionários do comércio interestadual
  • Produção de bens para trabalhadores do comércio
  • Funcionários do serviço doméstico
  • Trabalhadores hospitalares 🏥
  • Funcionários em escolas para crianças deficientes ou superdotadas
  • Funcionários de instituições de ensino 🏫
  • Trabalhadores de órgãos públicos

Os regulamentos da FLSA abrangem os seguintes empregadores.

  • Aqueles que têm $500.000 (ou superior) bruto anual
  • Aqueles que administram escolas para crianças superdotadas
  • Aqueles que operam escolas primárias e secundárias e institutos com ensino superior
  • Aqueles que cuidam principalmente de idosos, doentes ou pessoas com deficiência mental

Quem está isento dos regulamentos FLSA?

A FLSA não é aplicável a todos os trabalhadores e locais de trabalho. Os seguintes trabalhadores estão isentos dos regulamentos da FLSA. 

  • Funcionários profissionais, administrativos e executivos que ganham pelo menos $684 por semana
  • Trabalhadores de informática que recebem não menos que $27,63 por hora ou $684 por semana
  • Vendedores externos que geralmente estão fora do local de trabalho e normalmente são pagos por meio de comissões
  • Aprendizes
  • Trabalhadores de pequenas propriedades 🧑‍🌾
  • Babás casuais, cuidadores de idosos, acompanhantes pessoais
  • Entregadores de jornais 🗞️
  • Marinheiros ou mulheres do mar em navios estrangeiros ⚓
  • Funcionários de empresas recreativas ou de diversão sazonal
  • Funcionários de jornais locais com tiragem inferior a 4.000 exemplares

Regras de manutenção de registros FLSA

Para cumprir a FLSA, os empregadores devem anunciarantes do Regras FLSA sobre manutenção de registros. Estas regras abrangem o que deve ser registrado pelos funcionários e são as seguintes.

FLSA

Registros adicionais necessários para conformidade com FLSA

funcionário

Armazenamento de registros 📦

Os registros devem estar acessíveis para inspeção pelos representantes da Divisão. Eles podem solicitar que a empresa faça cálculos, extensões ou transcrições. Os registros podem ser mantidos em um escritório central de registros ou no local de trabalho.

Os registros que devem ser mantidos por pelo menos 2 anos incluem o seguinte.

Cartões de tempo

Além disso, espera-se que os empregadores mantenham os seguintes registros por um período mínimo de três anos.

Folha de pagamento

Métodos de cronometragem ⏳

A FLSA, embora torne a cronometragem uma regra, não prescreve qual método de cronometragem um empregador deve usar. Isso significa que você pode usar qualquer método que preferir. A seguir estão algumas opções para escolher, dependendo do que melhor se adapta ao seu negócio. 

  • Relógio de ponto manual ou automatizado
  • Cronometrista que registra todas as horas dos funcionários
  • Software de cronometragem
  • Inserir planilhas de horas manualmente
  • Aplicativos móveis
  • Sistemas de rastreamento GPS
  • Autorrelato

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FLSA fora de cobertura

FLSA não cobre o seguinte:

  • Licença médica 🤒
  • Férias e feriados 🏖️
  • Horário das refeições (em alguns estados) 🍽️

Fatores não exigidos pela FLSA:

  • Aumento de salário
  • Pagamento mais alto para horas menos desejáveis (por exemplo, fins de semana)
  • Motivo ou notificação para demitir um funcionário
  • Pagamento imediato após a demissão de um funcionário
  • Limite de trabalho por dia ou semana, incluindo horas extras

Observação: alguns estados têm leis diferentes de proteção aos funcionários que você também deve cumprir. Embora a FLSA não exija o acima exposto para conformidade, o estado em que você opera pode exigir. Isso significa que você precisará verificar as leis estaduais, bem como as regras da FLSA.

Violações 🚫

WHD

Fonte: QuickBooks

O FLSA pode ser um desafio para você entender. Como tal, as violações podem ser fáceis de cometer, por isso resumimos algumas das mais comuns para ajudá-lo a compreender melhor a conformidade com a FLSA. Dê uma olhada abaixo para saber mais.

1. Classificação incorreta de funcionários

Os funcionários podem classificar erroneamente um funcionário como isento dos regulamentos da FLSA. No entanto, alguns empregadores também classificam incorretamente os funcionários propositalmente para evitar o pagamento de horas extras. Eles fazem isso alterando o cargo do funcionário.

Os funcionários são classificados não pelo cargo, mas pelas funções e salário. Se as funções e o salário do empregado estiverem dentro dos limites de um empregado não isento, eles deverão receber horas extras.

2. Crença equivocada sobre funcionários assalariados e horistas

Muitas vezes, acredita-se erroneamente que os funcionários com salário fixo estão isentos dos regulamentos da FLSA. No entanto, conforme referido acima, as isenções referem-se a salários e funções, e não à forma como o trabalhador é remunerado.

3. Horas extras não autorizadas não são pagas

Embora seja improvável que os empregadores queiram pagar por horas extras não autorizadas, elas ainda precisam ser pagas. Os empregadores têm o direito de disciplinar os funcionários por fazerem horas extras não autorizadas, mas ainda assim devem ser pagos por isso.

4. Renúncia ao Direito de Horas Extras

Mesmo que o funcionário assine um termo de responsabilidade indicando que não receberá horas extras, o mesmo é considerado inválido. Um acordo que especifica que apenas quarenta horas por semana são consideradas tempo de trabalho também é inválido.

5. Média de semanas de trabalho

Uma empresa não pode ter em média duas ou mais semanas de trabalho para evitar o pagamento de horas extras. Por exemplo, se o pessoal trabalhar 45 horas na primeira semana e 35 horas na semana seguinte, o empregador poderá calcular a média dessas semanas para satisfazer o requisito de 40 horas.

Isto é uma violação dos regulamentos da FLSA, e o funcionário ainda deve receber 5 horas extras na primeira semana, independentemente das horas reduzidas na segunda semana.

6. Nenhum pagamento por “trabalho fora do horário comercial”

“Trabalho fora do expediente” refere-se a qualquer tipo de trabalho realizado antes ou depois do horário programado ou em intervalos não remunerados. Pode incluir qualquer coisa, desde a verificação de e-mails de trabalho até a necessidade de concluir o treinamento fora do horário programado.

Os empregadores ainda são obrigados a pagar aos funcionários por este tipo de trabalho para estarem em conformidade com as regras da FLSA.

7. Serviço de plantão

Às vezes, os empregadores pedem que seus funcionários estejam “de plantão” quando não deveriam trabalhar, o que significa que eles precisam estar prontos para trabalhar a qualquer momento. Freqüentemente, os empregadores não pagam aos funcionários por esse tempo.

Geralmente, se um funcionário tiver que ficar de plantão no local de trabalho ou próximo a ele e não puder utilizar o tempo para suas próprias necessidades, o tempo será contado como horas trabalhadas e deverá ser pago.

8. Treinamento e reunião não remunerados

Quando os empregados são obrigados a participar de treinamentos ou reuniões, e isso está diretamente relacionado ao seu trabalho e beneficia o empregador, os empregados devem ser remunerados por essas horas.

9. Horários das refeições ou intervalos não pagos

Quando o funcionário ainda tiver obrigações de trabalho durante o intervalo, como responder e-mails ou mensagens de texto de trabalho, a empresa deverá pagá-las. Os funcionários horistas também devem ser pagos por intervalos inferiores a 20 minutos.

Se o horário das refeições fosse automaticamente deduzido dos funcionários e eles precisassem trabalhar durante os intervalos, a empresa deveria creditar esse tempo a eles.

10. Contracheques finais não pagos

Os funcionários que trabalharam durante o último período de pagamento devem receber o último contracheque. Mesmo que o empregado tenha sido demitido ou demitido, o empregador ainda é obrigado a pagar-lhe o pagamento final.

Pensamentos finais

A FLSA rege uma série de aspectos de cronometragem e pagamento de horas extras para proprietários de empresas nos EUA. Funciona em conjunto com as leis estaduais e o cumprimento é fundamental se você quiser evitar ações judiciais e multas.

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