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10 etapas fáceis para integrar clientes MSP

Se você é novo na área de MSP e está procurando maneiras novas e aprimoradas de integrar seus clientes, estamos aqui para ajudar. Compreendemos como pode ser difícil agilizar o processo de integração, por isso selecionamos uma maneira de fazer exatamente isso em dez etapas fáceis.

Dê uma olhada abaixo para saber mais sobre clientes MSP, integração e como você pode garantir que seus clientes obtenham a integração mais completa possível.

O que são clientes MSP?

Um cliente MSP, ou cliente provedor de serviços gerenciados, é uma empresa que contratou outro provedor para serviços de TI e suporte. Empresas, desde pequenas empresas independentes até grandes empresas, usam serviços MSP para terceirizar funções específicas de TI, bem como infraestruturas inteiras, incluindo gerenciamento de rede, backup e recuperação de dados, segurança cibernética, help desk e suporte técnico e serviços em nuvem.

O que é integração?

A integração do cliente refere-se ao processo de orientar novos clientes através de seus produtos ou serviços para garantir que eles saibam como usá-los adequadamente. Pode envolver sessões presenciais, tutoriais online, demonstrações, documentação e serviços de suporte ao cliente para esclarecer dúvidas.

Os principais elementos da integração incluem:

  • Treinamento e desenvolvimento: isso inclui sessões de treinamento, recursos e muito mais que garantem que um cliente possa usar seus serviços.
  • Mentoria e suporte estendido: Você pode optar por designar um mentor ou serviços de suporte para perguntas e assistência.
  • Opinião: É sempre importante obter feedback de seus clientes para que você possa melhorar seus serviços com base na experiência deles.

A importância de seguir uma lista de verificação de integração

Uma das melhores maneiras de garantir que seus clientes obtenham tudo o que precisam com uma experiência de integração é seguir uma lista de verificação de integração. Isso garante que você cobriu todas as bases e não esqueceu informações importantes. Abaixo estão alguns dos benefícios de fazer isso.

  • Comunicação melhorada: A comunicação é a chave para um bom trabalho relaçãoe um plano de integração abrangente pode mostrar aos seus clientes que a comunicação é importante para você.
  • Treinamento mais rápido: Quanto mais rápido um cliente se familiarizar com seu software, mais ele aproveitará seus serviços.
  • Maior conhecimento de seus clientes: gastar tempo conhecendo seus clientes durante a integração significa que você saberá mais sobre eles e poderá atender suas necessidades com seus serviços.
  • Uma experiência consistente e positiva para os clientes: A integração apresenta uma oportunidade para os clientes aprenderem e fazerem perguntas. Isso significa que eles não ficam constantemente esperando por respostas ou ficando presos ao usar seus serviços.
  • Aumento na retenção de clientes: a integração torna um serviço mais acessível ao cliente, o que, por sua vez, aumenta a probabilidade de ele permanecer.
  • Transição coordenada para sistemas e fornecedores: Fazer uma transição perfeita para os clientes pode fazer uma enorme diferença na maneira como eles veem seus serviços.
  • Conversão de teste gratuito para pago: Muitas vezes, um consumidor de teste gratuito migrará para a assinatura paga se alguém puder mostrar-lhe como usar o software e oferecer uma experiência personalizada.
  • Recursos aprimorados e adoção de produtos: Quanto mais um cliente entender sobre seus serviços e produtos, mais ele utilizará todos os recursos e poderá até adicionar novos produtos e serviços ao seu pacote.

Abaixo está nosso guia passo a passo de integração.

1. Reúna informações sobre o cliente 🤝

Conhecer seus clientes antes mesmo de conhecê-los ajuda a apresentar uma fachada bem informada aos clientes em sua primeira reunião. Há muitos benefícios em conhecer seus novos clientes, incluindo entender o que eles valorizam, criar produtos que os atraiam e oferecer um toque pessoal aos seus serviços.

Antes de qualquer reunião com um cliente novo ou potencial, recomendamos que você conheça o máximo possível sobre ele. Abaixo está uma lista focada do que as empresas MSP devem saber sobre seus clientes antes de se encontrarem com eles.

Clientes MSP

2. Assine o Acordo de Nível de Serviço 📜

A acordo de nível de serviço é um contrato que você, o provedor de serviços, dá aos seus clientes para definir quais serviços e padrões de serviço você fornecerá. Como qualquer contrato entre duas partes, ele estabelece os padrões, serviços e expectativas que ambas as partes devem cumprir.

Um acordo de nível de serviço (SLA) é importante porque define o que você precisa fornecer e também cobre problemas como interrupções e problemas de desempenho. Parte do contrato definirá os níveis de gravidade e as circunstâncias em que você não será responsável por problemas com seu serviço.

A assinatura do SLA é uma parte crucial do processo de integração para novos clientes MSP. É melhor criar um contrato personalizado para cada novo cliente, de modo que atenda exatamente às suas necessidades de serviço. Antes de alguém assinar o SLA, peça ao seu advogado para examiná-lo e garantir que tudo esteja dentro dos padrões.

3. Dê boas-vindas calorosas 🫂

Um pacote de boas-vindas é um toque agradável para qualquer plano de integração. Não só mostra que você se preocupa com cada cliente, mas também lhe dá a oportunidade de personalizá-lo e mostrar o quanto você os valoriza especificamente.

Pacote de boas-vindas

Aqui está o que incluir:

  • Detalhes da organização: Isso pode abranger sua história como empresa, seu USP e os benefícios que um cliente obterá ao assinar com você.
  • Resumo de seus alvos: Resuma o que você deseja alcançar com o contrato e aproveite para personalizá-lo, se puder.
  • Ofertas de serviços: Isso pode incluir os serviços que eles utilizam em seu contrato e quaisquer serviços adicionais que você oferece.
  • Cronograma do projeto: Se você estiver trabalhando em um projeto com prazo, isso pode dar aos clientes marcos para marcar e acompanhar.
  • Agenda de reuniões: Seja específico sobre o que você precisa deles em termos de tempo. Inclua locais, horários e datas. Você pode até incluir o que será abordado em cada reunião.
  • Lista de afazeres: Seus clientes precisam configurar algo antes do treinamento? Há algo que você ainda precisa fazer por eles? Seja claro em suas tarefas.
  • Informação relacionada: Inclua quaisquer guias de produtos, artigos e blogs de que possam precisar.

Depoimentos de clientes: Isso pode mostrar por que seus clientes devem confiar em você e pode até mesmo pressioná-los a adicionar serviços ao seu pacote.

4. Faça uma reunião inicial 🧑‍🏫

Uma reunião inicial dá a você a oportunidade de conhecer seus clientes pessoalmente (ou pelo Zoom) para construir confiança e comunicação saudável entre as duas partes. Nesta reunião, você poderá estabelecer um ponto de contato e discutir o gerenciamento geral do projeto. Isso lhe dará a oportunidade de conhecer sua equipe interna, apresentá-los aos membros da equipe com quem eles possam lidar e melhorar seu relacionamento geral com o cliente.

Reunião

5. Importe dados do cliente 📈

Várias ferramentas precisam estar conectadas a fontes de dados ou exigem a importação dos dados do cliente para uso.

Dados do cliente

A importação de dados é um processo complicado, portanto você deve transferir informações usando vários fluxos de trabalho que funcionem melhor para os dados que estão sendo importados. Você também deve fazer uma avaliação de segurança e aplicar a autenticação multifator sempre que possível. 

Se quiser fortalecer o modelo de segurança, separe a configuração de segurança para cada modo de entrada e integração de dados. Automatizar o processo também pode minimizar erros e outros problemas, melhorar a precisão e a eficiência e ser mais econômico em muitos casos.

6. Sincronizar Sistemas 🧑‍💻

Esta é outra parte crítica do processo de integração. Você deve planejar e monitorar cuidadosamente esse processo. Você também deve compreender os aplicativos do seu cliente e a estrutura da biblioteca do sistema.

Quando você executa dois sistemas em paralelo, são necessárias práticas recomendadas de controle de alterações. Se possível, limite as alterações no sistema existente do cliente enquanto estiver sincronizando.

7. Configure monitoramento e gerenciamento remoto 💻

Monitoramento e gerenciamento remoto (RMM) é essencial para verificar a infraestrutura do seu cliente e responder de forma proativa.

Monitoramento remoto

8. Organize o treinamento 📞

Seu plano de treinamento é crucial para o sucesso do relacionamento cliente/provedor, portanto planeje-o com cuidado. Embora você queira que seu treinamento seja abrangente, você também precisará garantir que não seja muito longo, caso contrário os clientes poderão ficar entediados.

Algumas coisas a considerar sobre sua abordagem de treinamento incluem:

  • Onde estará? Você vai oferecer treinamento no local onde um membro da sua equipe estiver presente? Seus clientes estão no exterior e os tutoriais em vídeo seriam melhores?
  • Como será? Qual formato você usará? O treinamento será interativo? Será baseado na web, em vídeo ou algo mais?
  • Como os clientes farão perguntas? Com o treinamento presencial, isso é fácil, mas se você estiver usando um curso online, eles poderão entrar em contato com você facilmente?

Recomendamos voltar às informações que você coletou sobre seu cliente e observar suas necessidades. Qual treinamento você acha que será mais adequado para eles? Embora possa ser difícil personalizar cada programa de treinamento, você poderá ajustar alguns aspectos.

9. Transmita ao vivo 🚦

Esta etapa é bem simples. Assim que o treinamento for concluído, você precisará notificar seu cliente de que é hora de ir ao ar. Seja por e-mail, telefone ou cesta surpresa de muffins 🧁, a decisão é inteiramente sua.

10. Acompanhamento 📲

A etapa final nas etapas de integração do cliente é acompanhá-los. Você pode fazer check-in, ver como está tudo e pedir que preencham o questionário de integração do cliente. Isso lhe dará o feedback necessário para ver como o cliente acha que foi o processo de integração e definirá o tom para comunicação aberta e feedback.

Pegue as experiências do cliente compartilhadas nesta avaliação e use-as para aprimorar o processo de integração do cliente para o próximo cliente.

Conclusão

Seguir cada uma dessas etapas garantirá que o processo de integração seja concluído de forma rápida e abrangente. Faça sua própria versão desta lista de verificação para garantir que você cubra todas as bases e deixe seus clientes atualizados da maneira mais rápida e eficiente possível.

Lembre-se de que o processo de integração pode definir o tom de todo o seu relacionamento.